Cómo numerar facturas de autónomos ¡Con trucos!

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Aprender cómo hacer la numeración de facturas de autónomos es muy importante por muchos motivos. No solo se trata de aplicar la normativa de Hacienda sobre la numeración de las facturas emitidas, sino que también estarás cumpliendo con tus obligaciones contables , de manera que completarás según la normativa tus libros de registro y, además, te será muy útil para tener bien organizada la facturación de tu negocio.

Desde Txerpa Gestoría Online queremos ayudarte con un montón de consejos para aplicar la normativa sin problemas y explicarte los trucos que ofrecemos a nuestros clientes, aplicados a nuestro programa de facturación online Txerpa 3.0.

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Cómo debe ser la numeración de las facturas:

La primera regla para numerar las facturas es que deben ser correlativas, pues así tendrás que registrarlas en tus libros de registro. La segunda, tener bien claro el el sistema para otorgar una numeración o serie a tus facturas aconsejado por Hacienda.

CONCLUSIÓN: puedes numerarlas de la manera que tú quieras siempre y cuando el sistema que idees siga la siguiente normativa o recomendaciones de Hacienda y anotes tus apuntes contables de manera correlativa:

  • Combinación de caracteres recomendada: piensa que la numeración de una factura tiene que estar compuesta de una combinación entre números y cualquier letra del abecedario en mayúscula.

    Ejemplo: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ.

  • Uso de los espacios en blanco: a pesar de que sí seria posible que emplearas algún espacio en blanco, éste nunca debería estar en el principio de la numeración sino que, por ejemplo, podrías usarlo para separar los números de las letras en mitad de la numeración.

Si llegaras a usarlo, recuerda siempre que solo se te permite usar un espacio como máximo.

Ejemplo: ABC 123

  • Uso de símbolos: para separar los números de las letras, además del espacio en blanco, también está permitido usar símbolos o caracteres como guiones (ya sea medio o bajo —> - , _ ) barra ( / ) o un punto.

  • Numeración correlativa: cada vez que emitas una factura tendrá que tener un número de serie posterior a la factura con fecha anterior.

    Ejemplo: imagina que el 1 de marzo emites una factura con número de serie A0001. El 5 de marzo anotas en tu contabilidad otra factura, por lo que su número identificativo debería ser A0002. Ten en cuenta que la fecha de emisión y el número de serie correlativo debe tener conexión, es decir, no podrías numerar una factura acabada A0002 con una fecha anterior al apunte A0001.

    Elegir una manera de numerar en concreto, siguiendo siempre estas normas, te ayudará no solo a no tener reclamaciones de Hacienda por no realizar tu facturación de manera correcta, sino que además podrás crear diferentes tipos de serie. Vamos a explicar qué es esto.

Serie y numeración de las facturas. ¿Qué diferencia hay y cómo utilizarla?:

A la hora de facturar es muy fácil mezclar los conceptos serie y numeración pensando que puede referirse a lo mismo, pero no es así.

Según el Real Decreto 1619/2012 que regula las obligaciones de facturación, en su artículo 6, se especifica que existen determinados casos en los que es obligatoria, u opcional, la expedición de facturas con una serie independiente.

¿Cuándo debes numerar facturas con series propias?

La obligatoriedad de emitir facturas con series independientes, depende del tipo de factura que estés registrando en tu contabilidad en cada momento.

Las facturas rectificativas, completas, simplificadas o en el caso de que realices diferentes actividades económicas, tendrán que tener un número de serie diferente al resto.

Vamos a ver diferentes supuestos:

  • Las facturas completas (incluidas las intracomunitarias, exportaciones o importaciones) tendrán que tener una serie con numeración específica, mientras que si hicieras una factura rectificativa tendría que tener un número de serie distinto.

  • Si vendes servicios de realización de páginas web, pero también das clases, cada una de estas ventas tendrás que anotarlas en tu contabilidad con números de series diferentes e independientes: un número de serie por cada actividad.

Por ejemplo, las ventas que anotes en tu actividad de programación de webs, tendrán una serie A0001, mientras que la facturación relacionada con las clases tendrá una numeración B0001.

Este sería un ejemplo de numeración de facturas realizadas con nuestro programa de facturación:

 Puedes elegir tu modelo de factura con las  diferentes plantillas de Txerpa .

Como puedes ver en la parte superior de la factura, elegimos que por defecto el programa cree un número de serie que empiece con la nomenclatura VAP. ¿Por qué? Como el programa puede generar facturas para diferentes actividades económicas, la numeración de las facturas de la actividad principal empezará siempre por estas siglas que responden a Ventas Actividad Principal. Y lógicamente si tuvieras facturas de otra actividad, también tendrían su propia serie y numeración independiente.

Además, como puedes ver también se indica el año tras las letras, para diferenciar fácilmente la facturación de diferentes ejercicios fiscales. Este puede ser un buen truco para decidir cómo numerar tus facturas.

¿Cuándo puedes tener en tu contabilidad diferentes series de facturas de manera opcional?

La normativa de Hacienda también te ofrece diferentes supuestos en los que puedes hacer series con una numeración independiente, de manera que te sea más fácil llevar tu facturación bien organizada:

  • Diferentes locales: si eres un autónomo con diferentes locales, pero una única actividad económica, es casi obligatorio llevar numeraciones independientes para cada local, porque de otra manera sería un poco locura identificar las facturas de los diferentes establecimientos.

  • Diferentes líneas de negocio: imagina que eres profesor de inglés, pero también impartes clases de matemáticas. Para diferenciar bien tus dos líneas de negocio y conozcas mejor la marcha económica de ambas, puedes establecer una serie diferente para los dos tipos de asignaturas.

Olvídate de la numeración de las facturas con la facturación online:

Con todo lo visto hasta ahora, como ves numerar las facturas de autónomos es un proceso bastante engorroso, y que te puede llevar a cometer errores fácilmente si no estás atento a la hora de registrar tus compras y ventas en tu contabilidad.

Pero con un programa de facturación, numerar las facturas es algo muy sencillo y esta obligación de los autónomos se hace mucho más llevadera. ¿Por qué?:

  • Como has visto en el ejemplo superior, el programa establece una numeración correlativa de las facturas por defecto, para cada una de las actividades económicas que tenga establecidas el autónomo. Usar este tipo de sistema para llevar tu facturación te evita cometer fallos en tus apuntes contables.

  • Si no te gustara la nomenclatura hecha por el programa, o crees que con otro tipo de numeración creada por ti te sería mucho más fácil llevar tu contabilidad, puedes ponerte en contacto con nuestros compañeros a través del chat de tu oficina online, para que configuren tu oficina con los parámetros que tú quieras.

  • ¿Recuerdas lo que te comentábamos sobre la fecha de la factura y su número? Pues con Txerpa 3.0 no tendrás posibilidad de cometer fallos al registrar tus facturas, porque si detecta cualquier fallo en la fecha te avisa.

  • Ante cualquier notificación de hacienda, podrás encontrar la factura fácilmente con el buscador del programa, o yendo directamente a la ficha de cliente o proveedor.

Más fácil, sencillo y sin errores. ¿Quieres saber cómo funciona y sus ventajas para tu negocio? Escríbenos a info@txerpa.com, rellena el formulario de contacto, contáctanos a través del chat y te lo explicamos sin compromiso, o llámanos al  971914200.

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