Cómo hacer una factura de venta online

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¿Cómo crear una factura de venta online? En realidad, facturar es más sencillo de lo que parece. Piensa que tu factura será un reflejo de tu venta, de manera que no solo te ayudará a indicar a tu cliente cuánto debe pagarte, sino que será un apunte contable que ayudará a Hacienda a saber a quién le vendiste, cuándo, qué, y qué impuestos ingresará. 

Desde Txerpa Gestoría Online hemos querido hacer esta guía para ayudarte a hacer una factura de venta, con la que aprenderás qué datos debe incluir una factura de autónomos, las ventajas de crear una factura online y cómo hacerlo, así como la letra pequeña que debes tener siempre en cuenta para no cometer errores al facturar y un montón de consejos más 😉.

Recuerda que es muy importante que factures bien, ya que estos apuntes en tu contabilidad serán fundamentales para saber cuántos impuestos tendrás que pagar en el trimestre. Sigue leyendo ¡y aprende a facturar! Si lo prefieres, también puedes ver al final del artículo un breve vídeotutorial con el que aprenderás cómo se hace una factura

Introduce las datos obligatorios de la factura:

Como te comentábamos, el primer paso para hacer tu factura de venta es tener muy claros los datos que necesitarás incluir. En el siguiente listado, te indicamos los obligatorios en una factura de venta tipo o completa. Ahora bien, piensa siempre que hay diferentes tipos de facturas, por lo que es muy importante que sepas qué datos tendrás que indicar dependiendo del tipo de factura que necesites. 

 

Los datos de una factura completa genérica, que sería usada para anotar la venta de un autónomo a otro autónomo o empresa serían:  

- número de factura.

- fecha.

- tus datos fiscales.

- datos fiscales de tu cliente.

- listado de los bienes objeto de la operación comercial.

- base imponible, impuestos e importe total de la operación.

 

Vamos ahora a ampliar la información de cada punto 😉

 

Introduce en la factura tus datos: 

Recuerda que no hablamos únicamente de tu nombre y apellidos, sino de tus datos fiscales, los que indicaste en tu Modelo 036 o 037 al darte de alta en Hacienda.

Los datos fiscales por tanto serían tu:

- nombre y apellidos, o nombre de la empresa.

- dirección fiscal: la dirección que consta en Hacienda, no la dirección de tu vivienda habitual. 

- NIF, si eres autónomo o tu CIF, en el caso de que sea una empresa. 

 

Al crear tu factura online, el programa de facturación incluirá todos tus datos de manera automática, por lo que te ahorras este primer paso.  

 

En la siguiente imagen, puedes ver todos los campos importantes para hacer una factura de venta online, de nuestro programa de facturación gratis Txerpa 3.0. Puedes ampliarla haciendo clic 👇

Introduce los datos fiscales de tu cliente: 

En este caso los datos de tu cliente que deben aparecer en la factura son exactamente los mismos que en el caso del emisor de la misma: nombre y apellidos o nombre comercial, NIF o CIF, dirección completa. 

Para poder incluir en la factura todos los datos de tu cliente con un solo click, solo necesitas crear su ficha de cliente en el programa de facturación.

Así, podrás acudir directamente a su ficha y crear tu factura desde ahí, o ir al Menú 'Ventas --> Factura de venta' y te aparecerá esta ventana. Como ves en la imagen te ofrece la opción de buscar la ficha del cliente tecleando las primeras letras de su nombre. Cuando selecciones el cliente, el programa introducirá en la factura todos los datos.  

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También puedes crear una nueva ficha de cliente en el momento en que realices la factura. La tercera opción sería introducir los datos del cliente de manera manual. 

Si hubieras creado previamente una base de datos en formato Excel o CSV, con los datos de todos tus clientes, también podrías importar el fichero para no tener que hacer nuevas fichas de clientes. El objetivo es que encuentres la manera que mejor se adapte a tus necesidades y condiciones personales, para poder hacer tus facturas como autónomo de la manera más rápida posible. 

 

Introduce la descripción de la venta, precio y los impuestos:

Explicamos estos tres pasos juntos, ya que están íntimamente relacionados y puedes incluirlos a la vez con tan solo un clic. No te asustes, pero seguramente esta es la parte más complicada a la hora de saber cómo crear una factura. Enseguida entenderás por qué.

 

*DATO FUNDAMENTAL: el precio final que incluya la factura tiene que aparecer sin impuestos (base imponible), línea de impuestos, más precio total, con los impuestos incluidos.  

 

Recuerda que si realizas ventas a clientes que no estén ubicados en la Zona Euro, es posible que se sientan más cómodos viendo el precio final indicado en la moneda que ellos utilizan. Es lo que se llama factura multimoneda y es posible hacerlo de manera muy sencilla al crear una factura online

 

Aunque los impuestos son siempre los mismos, es decir IVA e IRPF, incluir uno, otro o los dos, dependerá de los siguientes factores:

- tipo de cliente: si es cliente final incluye solo IVA, o por el contrario, si se trata de un autónomo o empresa, tendrás que incluir ambos impuestos. Mucho cuidado con fallar en esto, ya que te recordamos que cuando haces facturas te conviertes en un recaudador de impuestos de Hacienda y será tu responsabilidad hacerlo bien.

Por ello, te recomendamos que leas nuestro artículo 'Cuándo se incluye IVA o IRPF en una factura', así como que tengas claro qué porcentaje de IRPF incluir. 

Además, ten también en cuenta que hay operaciones comerciales que están exentas de IVA. Infórmate y no recaudes el impuesto en caso de que no sea necesario 😉. Eso sí, por mucho que la factura esté exenta de impuestos, tienes la obligación de hacer la factura. Nunca te olvides de esto. 

- tipo de venta: si lo que vendes será consumido en España, un país perteneciente a la Zona Euro (también llamada factura intracomunitaria), o ubicado fuera de la Zona Euro. Esto también hará que los impuestos varíen. 

Para poder incluir todos estos impuestos de la manera más sencilla y sin errores, así como todos los datos de tu producto con tan solo un clic, se seguirían los mismos pasos que a la hora de poner los datos de tu cliente, de manera que lo mejor es crear una ficha para cada producto o servicio que comercialices

Ahora bien, imagina que has guardado un producto que vendes generalmente a clientes nacionales, de manera que los impuestos vinculados son con IVA e IRPF. En el caso de que hubiera alguna variación en los impuestos por el tipo de cliente (por ejemplo porque vas a vender ese producto a un cliente europeo), podrás modificarlo de manera manual, tras introducir el producto en la factura.  

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Número de factura:

Según la normativa de facturación española, todas las facturas deben tener un número de serie correlativo, según su fecha de creación, así como dependiendo de si emites diferentes tipos de facturas (por ejemplo nacionales, o intracomunitarias), cada tipo debe tener su número de serie específico. Sucedería lo mismo si trabajas con diferentes epígrafes. 

A pesar de ser de los datos más importantes, si decides crear una factura de venta oline, el programa introducirá estos dos datos de manera automática, sin que tú tengas que hacer nada, ni preocuparte por llevar un orden en las facturas.

Una vez valides la factura, Txerpa 3.0 le asignará un número de serie, que siempre será correlativo, y por supuesto independiente, en el caso de que tengas la necesidad de crear una factura rectificativa para solventar un error. 

 

Importancia de la fecha de la factura:

Piensa que tienes la obligación de emitir y enviar la factura a tu cliente antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido la operación comercial, de manera que tienes que tener este dato muy en cuenta a la hora de incluir la fecha en la factura.  

Ahora bien, imagina que empezaste a crear tu factura online y la dejaste en modo 'Borrador', para validarla posteriormente. Ten cuidado con esto y recuerda que puedes modificar la fecha de manera manual a la hora de 'Validar' la factura. Teniendo en cuenta que una vez valides el documento, no lo puedes modificar (tendrías que hacer una factura rectificativa), lo guardará por defecto con la fecha en la que creaste el borrador, de manera que podrías excederte del plazo legal. Puedes pensar que es complicado que Hacienda se entere de esto, pero te sorprendería saber los motivos por los que envían notificaciones. 

Puedes ampliar la info para entender mejor cómo enfocar la emisión de la factura, dependiendo de todos los factores que te hemos comentado, con el siguiente artículo:

 

Formato de factura de venta de compra:

La imagen que te mostramos a continuación sería la factura final que enviarías a tu cliente y es un claro ejemplo de formato de factura de venta de autónomo. Recuerda que con Txerpa 3.0 puedes elegir la estética que más se adapte a tu negocio, entre varios modelos de factura, así como personalizar tu factura para que tenga un aspecto profesional. 

Además, aunque el programa te permite descargar tu factura de venta, en realidad no necesitarás hacerlo, ya que podrás enviarla a tu cliente directamente desde tu oficina online. 

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¡No te pierdas nuestro vídeotutorial para aprender cómo hacer una factura!

 

Como te prometíamos al principio, en realidad hacer una factura son 4 clics, el problema es la letra pequeña que hay detrás. Te dejamos este checklist para que tengas siempre presente todos los datos que debe tener tu factura. 

Te recomendamos que visites nuestro CENTRO DE AYUDA, para conocer todas tus obligaciones como autónomo a la hora de facturar y llevar la contabilidad de tus impuestos. 

 

Recuerda que si decides crear tus facturas online, tendrás además la posibilidad de gestionar tu negocio más fácil con todas las funciones que ofrece la facturación online.  Programa facturas, haz presupuestos, presenta más fácil tus clientes, lleva control de tus gastos e ingresos... 

¡Aprende a facturar con Txerpa! 👇

 

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