Cómo hacer una factura de compra online

 
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¿Cómo hacer una factura de compra online? Si eres autónomo esta cuestión cobra mucho sentido, puesto que saber cuándo hacerla y cómo se hace, te ayudará a llevar al día tu contabilidad sin errores y, muy importante, sin notificaciones posteriores de Hacienda. Al crear tu factura de compra online, no solo cumples con tus obligaciones contables como autónomo, generas un justificante de tus gastos, de manera que indicas a la Agencia Tributaria por qué tienes derecho a deducir los impuestos correspondientes, pero en realidad este documento de tu contabilidad sirve para mucho más. 

Teniendo en cuenta que son muchos los aspectos que tienes que tener en cuenta a la hora de crear tu factura de compra, desde Txerpa Gestoría Online queremos explicártelo para que tengas muy claro cómo hacerla y los datos que tienes que incluir. ¡Aprende a facturar!

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¿Qué datos se deben incluir al hacer una factura de compra?:

Casi todos los tipos de factura necesitan generalmente los mismos datos de facturación. Al tratarse de una factura de venta mediante la cual anotas en tu contabilidad un gasto, necesita los siguientes datos:

 

- número de factura: recuerda que cada tipo de factura que hagas (compra, venta, rectificativa...) tiene que tener un número de serie independiente y correlativo.

- fecha.

- tus datos fiscales. 

- datos fiscales de tu proveedor.

- listado de los bienes que has comprado.

- categoría de gasto.

- base imponible, impuestos e importe total de la operación.   

 

Vamos a ver ahora los aspectos más importantes de la factura de compra y gasto 😉

 

Puntos clave para entender cómo se hace una factura de compra:

Se basan fundamentalmente en los impuestos que añadas, la justificación de la inclusión en tu contabilidad de la propia factura, así como un detalle muy importante sobre tu proveedor. ¡Vamos a verlos!

 

¿Cuándo hacer una factura de compra?

Permitidnos que expliquemos primero este punto, ya que lo consideramos fundamental para que puedas entender la importancia de cuándo anotar estos datos de facturación en tu contabilidad, así como todo lo relacionado con impuestos. Ojo que esto es básico para hacer una factura de compra.

Como lo que estás haciendo es anotar en tu contabilidad un gasto, y esto afectará directamente a los impuestos que podrás deducir al presentar tus modelos de autoliquidación trimestral y anual, es muy importante que sepas cuándo tienes derecho a hacer una factura de compra.

Sí, has leído bien, hablamos de derecho, ya que como al presentar tus trimestres o la Renta podrás deducir el IVA que has tenido que pagar, el IRPF que te corresponda, es importante que tengas muy claro qué gastos de tu negocio puedes decir y qué cantidad. Además, a la hora de presentar la Declaración Anual de la Renta, las facturas de compra serán básicas para conocer tu rendimiento neto anual y saber cuánto tendrás que pagar.

Por tanto, lo primero que tienes que tener en cuenta a la hora de crear tu factura de compra y que los asesores de Txerpa siempre explican es:

 

Comprueba que efectivamente tienes derecho a deducir los impuestos relacionados con esa compra en concreto, siguiendo la normativa de Hacienda para considerar un gasto deducible. Es decir, que tenga la consideración de gasto fiscalmente deducible.

 

Si incluyes en tu contabilidad la factura de una compra que en realidad no puedes deducir y Hacienda sospecha, créenos cuando te decimos que, por mucho que lo incluyas en tus modelos de autoliquidación trimestral, tienes muchas papeletas para que te llamen pidiéndote que les expliques qué relación tiene esa compra con tu negocio. 

 

Anota bien los impuestos al incluir la factura de compra en tu contabilidad:

Por mucho que tengas una factura de compra con IVA, es decir, que has tenido que soportar este impuesto, no tienes por qué tener derecho a deducir el 100% del mismo, ya que esto dependerá en algunos casos de tu tipo de actividad (e incluso del epígrafe que tengas), como por ejemplo en el caso de las deducciones de los gastos relacionados con el coche. Puede ser también que dependa de la interpretación de Hacienda. Consulta siempre con tu asesor qué porcentaje de IVA debes incluir. 

 

Anota si es bien de inversión:

Fundamental también en este punto hablar de los bienes de inversión, pues también tendrás que indicar si se trata de uno, ya que la anotación en tu contabilidad así como la manera de deducir el gasto varía. Son un tipo de compras cuyo IVA podrás deducir si el precio total del producto supera los 3005,06 euros, y que lo podrás desgravar en IRPF según la normativa de los bienes de inversión, si el precio total supera los 300 euros. Nuevamente, lo mejor es que consultes a tu asesor, ya que no todos los bienes son considerados bienes de inversión por superar esas cifras. 

 

Ojo a las facturas de compra con retención:

Si recibes una factura de compra con retención de IRPF, ya que tu proveedor es un autónomo que debe retener, fíjate bien en el porcentaje que indica antes de incluir el documento en tu contabilidad. Piensa que tú serás el que, en ese trimestre, estarás obligado a ingresar a Hacienda la retención de tu proveedor, por lo que infórmate bien de que la retención es la que le corresponde. 

 

Elige la categoría de gasto correcta: 

No te confundas a la hora de adjudicar a tu compra una 'Categoría de gasto' incorrecta. En esta tabla puedes ver las más comunes, que son las que utilizan nuestros clientes a la hora de introducir sus facturas de compra en nuestro programa de facturación online Txerpa 3.0., pero son válidas para todos los autónomos. ¡Si te gusta puedes guardártela y comparte! 😉 

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Como ves en el último punto, recalcamos que no introduzcas tus gastos del coche sin hablar con tu asesor previamente, así como si tienes dudas.  

Una vez tengas claros estos cuatro puntos, ya podría decirse que estás preparado para incluir este gasto en tu contabilidad, pues en sí, el siguiente paso es la parte más fácil. 

Si quieres crear tu factura de compra online mientras sigues los pasos que te explicaremos en el siguiente punto, haz clic en la siguiente imagen ¡Y pruébalo gratis! Consigue tu propia oficina online y prueba gratis todas las ventajas de la facturación online, sin límite de tiempo y sin tarjeta de crédito requerida.

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Cómo hacer una factura de compra online: 

Vamos ya a la parte más práctica, que en realidad solo consiste en rellenar los datos. Vamos a poner un ejemplo de factura de compra online, con IVA y retención de IRPF, generada con nuestro programa para hacer facturas Txerpa 3.0., repasando todos los pasos:  

 

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1. Elige tu epígrafe

Si eres un autónomo con varios epígrafes, recuerda que tienes que emitir facturas independientes para cada uno de ellos. Por eso este sería el primer paso. 

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2. Introduce tus datos fiscales

Para que tus datos fiscales aparezcan siempre en tus facturas de manera automática, lo más sencillo es ir a Menú 'Peferencias' --> 'Datos Empresa' y rellenar tus datos. Este paso solo tendrás que hacerlo una vez. 

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3. Introduce los datos fiscales de tu proveedor

Ve a Menú 'Compra' --> 'Facturas de compra' --> Haz clic en el botón ➕ y te aparecerá esta imagen. Puedes introducir los datos de tu proveedor seleccionado la ficha del mismo, si la has creado previamente (como ves con escribir las primeras letras es suficiente), o crear la ficha justo en ese momento.

Esto es muy práctico porque, si tienes las fichas de tus proveedores, el programa de facturación introducirá sus datos de manera automática cuando lo selecciones. 

Esto es muy útil también para programar facturas que debes hacer cada mes, como por ejemplo la de tu cuota de autónomo, Internet, gasolina, teléfono, gastos de suministros...

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4. Fecha, moneda y método de pago

Como ves la fecha, así como el periodo de facturación, los introduce el programa automáticamente. 

Puedes elegir el método de pago entre efectivo, tarjeta o domiciliación bancaria, para cuando indiques que la factura está pagada

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5. Introduce la compra

Como en el caso de los datos de los proveedores, para introducir todos los datos de la compra en la factura con un solo clic, con los impuestos correspondientes, lo más fácil es crear previamente su ficha de producto, o justo cuando haces la factura. Así, los impuestos también se añadirán de manera automática.

Lógicamente también lo puedes hacer de manera manual. 

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Elige la 'Categoría' ¡Y valida!

Como ves en la imagen, al hacer clic en la ficha de producto escogida, el programa incluye directamente la base imponible del gasto, el IVA deducible, así como el total. Así, solo tienes que seleccionar la 'Categoría', para indicar de qué tipo de gasto se trata, y hacer clic en el botón ☑ para validar tu factura. ¡Y listo! 

Como te indicábamos anteriormente, recuerda tener claro si es un gasto corriente o un bien de inversión, y selecciona la casilla correspondiente, puesto que su anotación y la deducción de los impuestos funciona de manera diferente. 

El gasto ha quedado registrado en tu contabilidad, de cara a presentar tus impuestos. 

Recuerda que el IVA de los productos de profesionales que contrates son posteriormente deducibles, por lo que en realidad estás pagando 19,95 en este ejemplo, al tratarse de un gasto deducible. 

Si tienes gastos mensuales recurrentes, lo mejor es que optes por programar la factura para no tener que generarla todos los meses, ahorrando así mucho tiempo.

En el caso de que tengas algún Plan Txerpa contratado no te preocupes porque ni siquiera tendrías que crearlas, ya que tu oficina online las crea por ti. Solo tienes que validarlas con un clic y listo.  

 

¡Ya puedes descargar tu modelo de factura de compra!

 

En la siguiente imagen, puedes ver un formato de factura de compra online realizada con un par de clics con nuestro programa de facturación gratis Txerpa 3.0. Esto es solo un modelo, ya que puedes elegir entre 4 diferentes, personalizarlas con tu logo...

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Puedes descargala y enviarla con tu gestor de correo electrónico de referencia, o ahorrar tiempo y enviarla por email directamente, sin salir del programa, con mensajes personalizados.  

 

En este checklist puedes ver todos los pasos resumidos. 

 

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Te recomendamos que visites nuestro CENTRO DE AYUDA, para conocer todas tus obligaciones como autónomo a la hora de facturar y llevar la contabilidad de tus impuestos. 

 

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