¿Qué obligaciones tienen los autónomos?

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(Actualizado el 26 de septiembre de 2018)

Si quieres iniciar tu aventura empresarial, conocer de antemano qué obligaciones tienen los autónomos, te ayudará no sólo a saber a qué te enfrentarás una vez te des de alta, sino también a tener una mayor organización.

Aún así, vemos cómo a muchos autónomos al final siempre presentan el trimestre a última hora, o tienen una mala planificación de sus gastos. En Txerpa Gestoría Online queremos ayudarte a que tengas muy presente todas las obligaciones que tendrás como autónomo, una vez te des de alta en el Régimen Especial de Trabajadores de Autónomos de la Seguridad Social (RETA) y en el Censo de Empresarios y Retenedores de Hacienda. Con este post queremos conseguir que Hacienda o la Seguridad Social no te pillen desprevenido. Ten en cuenta que aquí los despistes te pueden resultar muy caros y no es una manera de hablar, pues nos referimos a sanciones de las diferentes Administraciones Públicas. Toma nota, ¡porque son bastantes cosas!

Registro de facturas de venta:

Una de las primeras obligaciones de los autónomos es aprender a registrar sus facturas de venta y registrarlas en tus Libros de IVA. Te convertirás en lo que Hacienda denomina 'sujeto pasivo'. Una manera de decirte que estarás obligado a emitir factura de cada venta que hagas.

Pero el truco aquí estará en aprender a facturar bien, aplicando los impuestos que correspondan en cada momento (IVA e IRPF), dependiendo del tipo de venta que realices, a quién y dónde sea consumido tu producto o servicio. Si realizas venta de diferentes productos o servicios, sobre todo si vendes online, lo mejor es que consultes con tu asesor fiscal ante cualquier duda.

 

Si eres cliente de Txerpa, recuerda usar el chat de tu oficina online para comunicarte directamente con tu asesor asignado. Y si aún no nos conoces pero tienes cualquier duda sobre las obligaciones de los autónomos, utiliza el chat de nuestro blog para poder plantear tus dudas a nuestros asesores, o escríbenos a info@txerpa.com 😉

 

Controla el IVA y el IRPF en las facturas:

Es muy importante que tengas en cuenta que hay determinas actividades que están exentas de IVA, por lo que no tendrás que aplicar este impuesto a tu factura, o que las facturas intracomunitarias también se realizan de una manera diferente.

Y por supuesto, ya que incluyes IVA en tu factura, cuando tu cliente te pague, recuerda que ese dinero no es tuyo, sino que tendrás que ingresárselo a Hacienda llegado el trimestre, incluso el de las facturas que no cobres

En cuanto al IRPF, estás obligado como autónomo a incluir el porcentaje que te corresponda en cada momento. Si eres nuevo autónomo profesional, recuerda que puedes aplicar el 7% de retención, durante tu primer año como autónomo, así como los dos ejercicios fiscales siguientes. 

Ten muy en cuenta también el siguiente artículo y no te pierdas nuestra sección de consejos para saber cómo afecta el comportamiento de tus clientes en tu fiscalidad, al final del post: 

 CONOCE TODO SOBRE FACTURACIÓN CON NUESTRO CENTRO DE AYUDA

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Facturas de compra:

Una vez te des de alta como autónomo, jamás volverás a comprar como antes. A partir de ese momento, todo lo que compres será para ti sinónimo de posible deducción de IVA, o gasto desgravable en concepto de IRPF.

Además, nunca más deberás comprar sin pedir factura. Si no tienes el documento que acredite y justifique tu compra, no podrás conseguir la deducción. Sí es cierto que hay gastos que puedes desgravar en concepto de IRPF sin necesidad de tener la factura registrada, pero créenos, son los menos.  


Cuando tengas tu factura de compra, una de tus obligaciones como autónomo es registrarla correctamente en tu contabilidad, es decir, indicando correctamente el IVA e IRPF que puedes deducir por ese gasto.

No incluyas todo lo que te parezca, porque Hacienda podrá después reclamarte el dinero, por considerar por ejemplo que ese gasto no está realmente conectado a tu negocio al 100%. Puedes ver un claro ejemplo AQUÍ


Si además recibes una factura de un autónomo con retención, díselo a tu asesor porque estarás obligado a presentar un nuevo modelo fiscal cuando llegue el trimestre. En concreto el 111, ya que tú serás el encargado de ingresar a Hacienda ese dinero que tu proveedor ha retenido en la factura, en concepto de IRPF. 


Deducción de suministros y manutención en tus facturas de compra:

Una de las novedades importantes de 2018 es que por fin existe un criterio para poder deducir los gastos de los suministros, en el caso de que seas un autónomo profesional que trabaja en casa y tributa en el régimen de estimación directa. Podrás deducir el 30% de la parte proporcional de tus facturas. 

Además, si tienes que comer fuera de casa por motivos de trabajo, o alojarte en un hotel, en ambos casos ya sea dentro o fuera de España, también puedes desgravar estos gastos. Te recomendamos que leas nuestro ARTÍCULO AQUÍ, o veas el siguiente vídeo, en el que te explicamos esta nueva deducción. 

De hecho la asociación Upta acaba de solicitar que sea más sencillo que los autónomos puedan conseguir estas deducciones. Veremos si lo consiguen. Lo importante para ti es que sepas deducir bien este tipo de gastos. 


Presentación trimestral y anual de impuestos:

Tener bien presente el calendario fiscal será una de tus principales obligaciones como autónomo. Enero, abril, julio y octubre no volverán a ser cuatro meses más del año. A partir de ahora serán sinónimo de trimestres y estarán relacionados con una palabra que cobrará también un nuevo significado para ti: modelos.

Cuando eres autónomo, tienes que informar a Hacienda de todo, absolutamente todo lo que haces. A través de diferentes modelos de autoliquidación trimestrales, irás indicando a la Agencia Tributaria todo lo que ganas, lo que gastas, a quién le compras, cuánto, dónde has vendido, si tienes alquiler, si tienes trabajadores, etc.

Pero es que además, muchas veces tendrás que presentar en enero las llamadas declaraciones informativas anuales, que son simplemente un resumen de diferentes aspectos de tus actividades. Con estas declaraciones, Hacienda cuadra datos y comprueba que no has cometido ningún error al informar de tus ingresos o gastos.

Muchas veces puedes simplemente cometer una equivocación involuntaria, registrando por ejemplo una factura con algún mínimo error, que te reclamarán posiblemente solicitándote que detectes el error y lo subsanes. Haznos caso, arréglalo cuanto antes. 

 

Consejos para cumplir al día con tus obligaciones fiscales como autónomo:

  1. Prepara tus trimestres de antemano, para prevenir cualquier incidente. Trabaja de manera organizada para no presentar los trimestres de manera acelerada, ya que esto suele llevar a errores. Seguro que lo consigues con nuestros consejos para tener el trimestre listo antes de tiempo.  

  2. Infórmate bien de los modelos de autoliquidación trimestrales que estás obligado a presesentar según tu actividad como autónomo, así como de las declaraciones informativas anuales. 

  3. Separa siempre de tu liquidez el dinero correspondiente a IVA y retenciones de proveedores, de cara a la llegada del trimestre. Si confeccionas tus modelos de autoliquidación pronto, sabrás cuánto tienes que pagar a Hacienda, por lo que estarás más preparado.

Además, preparar tus modelos trimestrales con antelación te permitirá comprobar si tienes dinero suficiente o no para pagar tus impuestos, y así solicitar el aplazamiento del ingreso

Aprende a rellenar tus modelos de autoliquidación:

A la hora de confeccionar tus modelos de autoliquidación para entregarlos a Hacienda cuando llegue el trimestre, recuerda que puedes hacerlo tú mismo o contar con un asesor.

Si lo quieres hacer tú mismo ten en cuenta que muchos modelos pueden presentarse solo online, desde la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, y para hacerlo necesitarás tu certificado digital.

Con Txerpa Gestoría Online podrás presentar tú mismo tus modelo trimestrales con solo tres clicks y con ayuda de de un asesor fiscal, gracias a nuestro programa de facturación online, que confeccionará por ti tus modelos de autoliquidación mientras llevas al día la facturación de tu negocio.

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Olvídate del borrador de la Renta:

Claro que como autónomo tienes derecho a tener tu borrador, pero ya te adelantamos que no incluirá todos tus datos como autónomo. Como consecuencia, tendrás que confeccionar la Renta.

Si tienes intención de ir a tu oficina de la Agencia Tributaria para hacer la Declaración, también puedes desestimar ya esa idea, porque los funcionarios no suelen realizar Rentas de autónomos, debido a su complejidad. De ahí que muchos autónomos acudan a las asesorías fiscales para poder hacerlo.

¿Todos los autónomos tienen la obligación de presentar la Declaración de la Renta? La respuesta es complicada. En realidad no, pero las condiciones para no presentarla son tan limitadas, que prácticamente todos los trabajadores que realizan algún trabajo como autónomo a lo largo del año la acaban presentando. 

Paga puntualmente tu cuota de autónomo:

Esta es la máxima obligación de los autónomos con la Seguridad Social. La cuota de autónomo que pagarás a la Seguridad Social se convertirá en uno de tus principales gastos fijos. Se paga de manera domiciliada a finales de mes y, más te vale que este ingreso se pueda realizar de manera religiosa y puntual, o serás sancionado con un recargo sobre la cuota, aunque te retrases en pagar tan solo un día.

En 2018 han variado los recargos por pagar la cuota de autónomos fuera de plazo, aunque ya te decimos que se paga un mínimo de un 10% sobre la cuota que te corresponde pagar. Es decir, si estás pagando una cuota de autónomo bonificada, el recargo no se aplicaría sobre lo que pagas regularmente, sino que ese mes perderías la bonificación y la Seguridad Social aplicará el 10% de recargo sobre la cuota que tendrías que pagar en realidad, según tu base de cotización y tu contingencia establecida.

Es muy aconsejable que tengas siempre dinero para hacer frente el cobro mensual de la cuota, en la cuenta bancaria en la que hayas domiciliado el pago. 

Si te pasaras de plazo, puedes pagar desde la web de la Seguridad Social con tarjeta

Obligaciones de los autónomos con los clientes:

Además de cumplir las fechas que has prometido para entregar tus servicios o productos, tener detalles con tus clientes y todos esos consejos que se suelen dar para tener buen trato con ellos, aumentando así tu buena reputación como autónomo, queremos hablarte de un aspecto de esta relación que tendrás que tener en cuenta de cara a pagar tus impuestos trimestrales.

Piensa que cuando tu cliente tarda en pagar tu factura, no solo sufres problemas económicos a la hora de hacer frente a tus gastos comunes. También sufrirás a la hora de hacer frente a tus impuestos trimestrales, puesto que una vez has emitido la factura, queda registrada en tu contabilidad y Hacienda te reclamará el dinero del IVA. 

Por eso, de cara a tratar con tus clientes, es muy importante que tengas varias cuestiones bien presentes:

  1.  el tiempo máximo de pago de la factura está establecido por ley: antes incluso de comenzar el trabajo, es aconsejable que dejes cerrado con tu cliente cuándo va a pagarte. Tienes obligaciones como autónomo, pero también derechos. 

  2. qué pasa con las facturas de venta que no cobro, una vez llegado el trimestre. Como Hacienda te reclamará el dinero, reserva todo el dinero correspondiente a IVA repercutido. 

  3. como te comentábamos antes, si no tienes dinero para pagar el IVA trimestral, puedes solicitar un aplazamiento del pago. Pero aprieta a tus clientes para que te paguen cuando toca, porque siempre pagarás más si lo solicitas.

Por eso, tal y como te aconsejábamos en el punto de obligaciones trimestrales de autónomos, lo mejor es que el mes anterior al trimestre vayas reclamando facturas impagadas y enviando todas las facturas pendientes a tus clientes, para así agilizar los pagos. 

Márcate objetivos y analiza bien tu contabilidad:

Cualquier persona debe tener presente sus gastos e ingresos, pero cuando eres autónomo, se convierte en una obligación. Además, al menos dos veces al año deberías hacer un estudio general de tus cuentas. Normalmente enero es un buen mes para marcarte tus objetivos como autónomo y septiembre, tras las vacaciones de verano, suele ser un mes óptimo para hacer balance anual de cara a la recta final del ejercicio. 

Cuida tu imagen en redes sociales:

Al ser autónomo, una de tus obligaciones será cuidar tu imagen en redes. Generar una buena marca personal puede hacerte conseguir nuevos clientes. No hace falta que estés en todos los canales habidos y por haber.

Estudia en qué redes sociales pueden encontrarse tus clientes potenciales, así como la red con la que mejor partido puedes sacar, teniendo en cuenta tus productos, para así elegir las mejores redes sociales para estar como autónomo

Además, cuida mucho tu tono a la hora de relacionarte con los usuarios. Ten coherencia en tus publicaciones y, sobre todo, sé constante. 

Es también muy importante que desarrolles tu creatividad como empresario, creando campañas promocionales a lo largo del año. Piensa cómo puedes sorprender a los usuarios para conseguir aumentar tus ventas, controlando por supuesto siempre tu margen de beneficios. 

¡Pensamos que no se nos olvida nada! ¿Tienes alguna obligación de autónomos en mente y no la ves en este sumario? Cuéntala dejando tu comentario ¡y ayuda a otros autónomos que están empezando! 

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