🖥 Teletrabajo: Aplica la nueva ley en tu empresa ¡Sin errores!

(Actualizado el 11 de noviembre de 2020)

Desde el estado de alarma muchas empresas han tenido que adaptarse a una nueva realidad laboral, con parte sus trabajadores practicando teletrabajo. Aunque el Estatuto de los Trabajadores ya contemplaba el trabajo a distancia, la ausencia de cuestiones claras como las horas necesarias para ser considerado como tal, hizo que Ministerio de Trabajo y agentes sociales tuvieran que encontrar la manera de aplicar este escenario laboral, propiciado por las nuevas tecnologías.

Tras solventar varios aspectos de la ley tan polémicos como el porcentaje exacto de horas, o el pago de los costes, ambas partes han llegado a un entendimiento reflejado en la nueva Ley de Trabajo a Distancia, recogida en el Real Decreto-ley 28/20. La Ley del Trabajo a distancia se convierte así en una de las grandes novedades laborales para los autónomos empleadores en este 2020.

Si eres autónomo o tienes una empresa, con empleados contratados, sigue leyendo porque te resumimos los puntos más importantes de la Ley, y te ayudamos a entender los requisitos legales para aplicarla correctamente en tu negocio.

Recuerda además que la nueva normativa del teletrabajo entrará en vigor el 13 de octubre de 2020, pero el Plan MECUIDA también permanecerá vigente hasta el 31 de enero de 2021. Éste te afectará solo si eres autónomo empleador y tus trabajadores se acogen a él, pero no podrás acogerte como trabajador por cuenta propia.

¿Teletrabajo o trabajo a distancia?

Aunque tanto medios de comunicación como socialmente se habla de teletrabajo, debes saber que la nueva normativa se refiere a trabajo a distancia. De hecho, y para dejarlo más claro, el Real Decreto-ley diferencia entre trabajo a distancia, teletrabajo y trabajo presencial. Veamos sus peculiaridades para que quede más claro:

1. trabajo a distancia: forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora, o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular.

2. teletrabajo: trabajo a distancia llevado a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación. Es decir, podría ser realizado en las oficinas de la empresa, por ejemplo, pero se hace fuera de manera puntual gracias a las nuevas tecnologías.

3. trabajo presencial: prestado en el centro de trabajo, o en el lugar determinado por la empresa.

¿Qué es trabajo a distancia y cuáles son sus características?

Teniendo en cuenta la diferencia que plantea la ley entre trabajo a distancia y teletrabajo…. ¿A qué tipo de modalidad afecta entonces la nueva normativa?

El Real Decreto-ley se refiere en todo momento a trabajo a distancia, entendido como una modalidad regular, que representa un mínimo del 30% de la jornada laboral, durante 3 meses como referencia, o el proporcional equivalente, teniendo en cuenta la duración del contrato. Es decir hablamos de 1 día y medio a la semana en el caso de jornadas completas.

De hecho, este porcentaje fue un gran problema en las negociaciones porque los agentes sociales pedían que fuera del 30% y el Gobierno un 20%.

El trabajo a distancia se diferenciaría del teletrabajo principalmente en que el segundo es ocasional, no una forma de organización regular de las funciones del empleado.

Por tanto, por mucho que generalmente se habla de teletrabajo, la normativa y todo lo que conlleva, como el acuerdo por escrito, se entiende que afectaría al trabajo a distancia.

EXCEPCIÓN: A pesar de este 30% genérico, en los contratos de trabajo de menores, así como en los contratos de prácticas, solo se permite el trabajo a distancia que garantice que el 50% del tiempo el empleado realizará su trabajo de manera presencial, pudiendo realizarse la formación teórica de manera telemática.

Y es importante que sepas que en esta definición de criterios para saber qué es trabajo a distancia, el convenio colectivo tiene mucho que decir, pues puede establecer todos los mecanismos y criterios por los que un trabajador presencial puede pasar a la modalidad de trabajo a distancia o viceversa.

Según indica el Real Decreto-ley, el convenio puede incluso establecer “preferencias vinculadas a cuestiones como las relacionadas con la formación, la promoción y estabilidad en el empleo de personas con diversidad funcional o con riesgos específicos, la existencia de pluriempleo o pluriactividad, o la concurrencia de determinadas circunstancias personales o familiares, así como la ordenación de las prioridades” establecidas en la ley.

Claves importantes del trabajo a distancia:

Es totalmente voluntario para el trabajador y empleador. Es decir, no se puede obligar a un trabajador a prestar trabajo a distancia. De hecho, si la empresa lo propone porque le viene mejor por ahorrar costes por ejemplo, pero el trabajador se niega, esta negativa no sería considerada motivo justificado de despido, ni de modificación de las condiciones laborales.

Requiere de un acuerdo reversible, que podrá formar parte del contrato inicial, o ser realizado posteriormente. Es decir, si pasado el tiempo la empresa o el empleado quieren cambiarlo, lógicamente podrá realizarse de acuerdo a lo establecido en la negociación colectiva.

Tienes también mucha más información con este vídeo del sindicato de Inspectores de Trabajo. Muy interesante.

¿Qué derechos tiene el empleado en el trabajo a distancia?:

Ten en cuenta que, tal y como ya establecía el Estatuto de los Trabajadores al respecto, los trabajadores que se hayan acogido a acuerdos de trabajo a distancia gozarán de los mismos derechos que cualquier otro trabajador que desarrolle su jornada de manera presencial, excepto aquellos inherentes a la realización del trabajo de manera presencial.

Esto se aplica al salario, horario, estabilidad en el empleo, formación y promoción. De hecho, el llegar a un acuerdo de trabajo a distancia no podrá implicar ni modificación en las condiciones pactadas, en particular en materia de tiempo de trabajo o de retribución.

Además, tendrás que informarles de manera expresa, y por escrito, de cualquier posibilidad de ascenso, incluyendo en el caso de puestos que estén pensados para un desarrollo presencial.

🔔 Y ojo, porque las personas que realizan trabajo a distancia durante el 100% de su jornada laboral, desde el inicio del contrato, tendrán prioridad a la hora de ocupar puestos que se realizan total o parcialmente de manera presencial.

En cuanto a la prevención de riesgos laborales, los trabajadores a distancia tendrán que tener una adecuada formación y asistencia al respecto, principalmente en aspectos relacionados con factores psicosociales, ergonómicos y organizativos.

Horarios en el trabajo a distancia:

Tal y como ya se recogía en el Estatuto de los Trabajadores, los trabajadores a distancia tendrán los mismos derechos que cualquier otro empleado a adaptar la jornada laboral para facilitar la conciliación laboral.

Ahora bien, a los trabajadores a distancia también se les aplica el control del tiempo trabajado, pudiendo la empresa adoptar las medidas necesarias para verificar el cumplimiento de la jornada laboral. Recuerda la normativa relacionada haciendo click en el siguiente artículo.

El horario es un aspecto muy importante de la Ley del Trabajo a distancia, pues contempla además que la desconexión digital como parte de la protección de la salud del trabajador, así como la distribución de la jornada, los tiempos de disponibilidad, o la garantía de tener descansos durante la jornada laboral.

Esto afecta también a los empleados que realizan teletrabajo.

Respetarás la desconexión digital en tu empresa si limitas el uso de los medios tecnológicos para comunicarte con tus empleados durante sus descansos, o fuera de la jornada laboral. Enviar por ejemplo un email fuera de los horarios de trabajo no estaría permitido.

¿Quién pone el equipo necesario?

Los empleados tendrán derecho a que la empresa les entregue todos los equipos y herramientas que necesiten para desarrollar correctamente su trabajo a distancia, y se encargue del mantenimiento y reparación. Esta cuestión acerca la normativa española a la europea.

Ahora bien, lógicamente los empleados deberán cumplir las condiciones de uso y conservación de los equipos, según esté establecido en la negociación colectiva.

Estos equipos quedarán reflejados en el acuerdo alcanzado por empresa y trabajador, según los términos que establezca el convenio o acuerdo colectivo.

¿Qué pasa con los gastos?

Este fue uno de los puntos más polémicos en las negociaciones entre Ministerio y agentes sociales. De hecho, en un principio el Ministerio de Trabajo quería que la empresa se encargara de todos los gastos relacionados.

Finalmente, la normativa indica que los gastos directos e indirectos del trabajo a distancia serán compensados por la empresa, según lo que establezca el convenio colectivo, pero no indica que el empleador deba sufragar el 100% de los gastos relacionados. Esto implicaría tanto equipos como otro tipo de gastos.

De hecho, fuentes de Hacienda han declarado que antes de que finalice 2020 se confirmará si serán considerados retribución en especie la entrega de los equipos informáticos, o los pagos a los trabajadores hechos por la empresa para sufragar los gastos de los suministros. En caso afirmativo, deberán tributar en el IRPF de los empleados.

Cuestiones como la determinación de qué son esos equipos, o cuánto dinero deberá aportar la empresa a los gastos, son algunas lagunas que sufre la nueva normativa del teletrabajo, destacadas por instituciones como el Observatorio del Trabajo a Distancia en su Libro Blanco del Trabajo a Distancia, de muy recomendada lectura.

En este documento también sugieren la importancia de un Plan de transición de la MICROPYME. Y es que a pesar de que la PYME y micropyme conforman gran parte del tejido industrial español, la nueva Ley de Trabajo a Distancia no realiza menciones a este tipo de empresas, a pesar de que “las empresas de mediano y pequeño tamaño y las micropyme encuentran muchos más problemas (para implementar la nueva normativa) por no disponer de estas capacidades y por tener un grado de digitalización mucho menor que las grandes”.

Si es tu caso te recomendamos nuestra GUÍA Cómo conseguir la digitalización en tu empresa.

¿Cómo formalizar un acuerdo de teletrabajo?:

El acuerdo de trabajo a distancia deberá realizarse por escrito, ya sea en la formalización del contrato o después. Independientemente del momento, tendrás que estar formalizado antes de que se inicie la situación de trabajo a distancia. Esto ya se indicaba así en la normativa anterior del Estatuto de los Trabajadores.

Ahora bien, la normativa establece un plazo de adaptación de 3 meses.

Una vez firmado por empresa y trabajador, en menos de 10 días los representantes legales (si hubiera) tendrán que recibir una copia que también deberán firmar.

El tercer paso sería enviar la copia, firmada por todas las partes, a la oficina de empleo.

¿Qué sucede con los trabajadores que ya estuvieran realizando teletrabajo?

Si la empresa ya tuviera acuerdos de trabajo a distancia previos, según las condiciones del convenio colectivo, tendrán que adaptarse a la nueva normativa en el momento en que dichos acuerdos pierdan vigencia.

Y si no hubieran previsto un plazo determinado de duración, la nueva normativa será aplicable a partir del 22 de septiembre de 2021, a no ser que empresa y trabajador acuerden un plazo posterior, el cual no podrá ser superior a 3 años.

Atención, porque si los acuerdos preexistentes tuvieran condiciones más beneficiosas para los trabajadores, no previstas en la nueva normativa de teletrabajo, éstas no podrán ser eliminadas.

Ahora bien, si tuviera que haber adaptaciones, o se tratara de un acuerdo no derivado de convenios colectivos, las empresas tendrán que formalizar el acuerdo en un plazo de 3 meses, a partir de la fecha de publicación de la ley (22 de diciembre de 2020).

Ahora bien, si hubiera empleados trabajando desde casa por motivo de la situación sanitaria….

Hasta que se mantengan las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19, estos trabajadores seguirán acogidos a la normativa laboral ordinaria.

Ahora bien, si es tu caso y tienes empleados trabajando desde casa por la Covid-19, igualmente tendrás que dotarles de medios, equipos, herramientas y consumibles que necesiten para trabajar, así como hacerte cargo del mantenimiento.

En cuanto a los gastos, la normativa hace referencia a lo que establezca el convenio colectivo.

¿Qué debe contener el acuerdo de teletrabajo entre el empleado y la empresa?

El acuerdo de trabajo a distancia es fundamental para establecer las condiciones en las que éste será desarrollado. Tanto es así, que se convirtió en parte importante de la negociación entre Ministerio y agentes sociales. El acuerdo alcanzado estima que las condiciones se decidirán en el seno de la empresa, siempre acorde a ley lógicamente, y que el documento firmado por empresa y trabajador debe contener:

• inventario de los medios, equipos y herramientas que la empresa pone a disposición del empleado para que el trabajo a distancia pueda ser realizado incluyendo, y esto es importante, los consumibles y los elementos muebles. Debe indicar además la vida útil o periodo máximo para la renovación de estos.

  Asimismo, es importante indicar cómo será el protocolo de actuación ante dificultades técnicas. Recuerda que es la empresa la encargada del mantenimiento de los equipos, así como solucionar cualquier problema técnico.

• para establecer la compensación de gastos, el acuerdo de trabajo a distancia entre empleado y trabajador deberá enumerar todos los gastos que pudiera tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, así como el modo y el sistema de pago que realizará la empresa. Si hubiera ya establecidos requisitos en el convenio colectivo, deberá remitirse a este.

• horario de trabajo y reglas de disponibilidad. Recuerda la desconexión digital que comentábamos antes.

• si el empleado va a realizar unos días desde casa, u otro sitio, y otros de manera presencial, el acuerdo de trabajo a distancia deberá reflejar el porcentaje acordado.

• centro de trabajo donde la persona desempeñará sus horas de trabajo presencial, si las hubiera.

• lugar donde el empleado vaya a desarrollar su trabajo a distancia.

• duración de plazos de preaviso para prever situaciones de reversibilidad.

• medios de control que la empresa usará para revisar o controlar la actividad.

• la política de la empresa en cuanto a protección de datos y seguridad de la información.

• duración del acuerdo de trabajo a distancia.

¿Y si empresa o trabajador lo quieren modificar en un futuro?:

Imagina que formalizas el acuerdo de trabajo a distancia con tu empleado pero pasados unos meses éste quiere trabajar más horas en la oficina, o viceversa.

Ante una situación como esta, ambas partes deben modificar los porcentajes del acuerdo, siempre (recuérdalo) antes de que comience la nueva situación. Como en el caso de la formalización del acuerdo de trabajo a distancia, esta modificación será enviada a los representantes legales.

Esperamos haberte dejado más claro cómo implementar el trabajo a distancia en tu empresa. Recuerda que no es lo mismo que teletrabajo, que debe ser voluntario, y con un documento que establezca todos los pequeños detalles del desarrollo de esa nueva modalidad laboral.

Se trata de una nueva modalidad que según los expertos puede suponer hasta un 30% de ahorro de costes de infraestructuras y no tiene por qué afectar a la productividad de la empresa, más bien al contrario, si se adapta a las necesidades de cada departamento con una buena implementación.

Si tienes más dudas no te cortes y deja tu comentario.

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