GUÍA para autónomos: Cómo deducir dietas y alojamiento

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Con la aprobación de la nueva Ley de Autónomos, una de las grandes novedades muy positivas para el colectivo, es que por fin podrás deducir el IRPF de tus dietas y alojamiento, equiparando tus derechos a los trabajadores por cuenta ajena. 

Efectivamente se trata de una gran medida, gracias a la cual podrás ahorrar bastante dinero cuando presentes el trimestre. Eso sí, desde Txerpa Gestoría Online queremos explicarte la letra pequeña de la normativa a través de esta guía, para que no cometas errores y puedas deducir el gasto correctamente. Además, te contaremos algunos consejos para que al presentar el trimestre no recibas ninguna notificación de Hacienda. ¡Sigue leyendo porque te interesa!

¿Cuánto pueden deducir los autónomos por gastos de comidas y alojamiento?:

A partir de 2018, todos los autónomos pueden deducir la comida y estancia en hoteles, en concepto de IRPF. A continuación te indicamos las diferentes cantidades, dependiendo del tipo de gasto y dónde se realice:

 

Deducciones para autónomos por manutención y alojamiento dentro de España:

- máximo de 26,67 euros diarios por consumición.

- máximo de 53,34 euros al día si existe pernoctación.  

 

Deducciones para autónomos por manutención y alojamiento fuera de España:

- máximo de 48,08 euros diarios por consumición.

- máximo de 91,35 euros al día si existe pernoctación.

¿Cómo pueden deducir los autónomos los gastos de comidas y alojamiento?:

Aquí es donde entraría la letra pequeña que te comentábamos al principio de esta guía, puesto que tienes que seguir determinadas normas para deducir estos gastos de manera correcta. Apunta: 

 

1. Tienes que ser autónomo tributando en estimación directa:

Ojo porque esto es importante. Esta normativa está incluida en el artículo 30 de la Ley 35/2006, que en todo momento habla de autónomos en estimación directa. 

 

2. El gasto debe estar relacionado con tu actividad económica:

Como en el resto de casos de deducciones en IRPF, este tipo de gasto tiene que estar relacionado con tu actividad económica, es decir, con tu negocio, por lo que no valdrían gastos personales. Por ello, siempre encuentra la manera de poder justificar a Hacienda la necesidad que tuviste para realizar la consumición o el alojamiento en hotel.

Un ejemplo sería tener bien guardados los emails intercambiados con tu cliente para hacer ver que tenías una reunión, comida de trabajo... Las facturas del congreso al que quisiste asistir...

 

3. Realiza siempre la consumición en un establecimiento de restauración y hostelería:

Así se indica en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo en su artículo 11: "gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería". De esta manera, se entiende que no valdría cualquier puesto ambulante, por ejemplo. 

 

4. Paga el gasto de manera electrónica:

Utiliza una tarjeta de crédito, de débito, transferencia en el caso de pago de hotel, la aplicación de banca online de tu smartphone... Cualquier medio electrónico que uses normalmente, pero nunca, nunca pagues en metálico porque entonces no podrás deducir tus gastos de manutención como autónomo

 

5. Pide siempre ticket o factura:

Hasta este cambio en la normativa con un simple ticket, en función del inspector que tuvieses, cabía la posibilidad de que no te permitieran deducir el gasto de tus comidas como autónomo, sin importar el modo de pago que hubieras realizado. Pero precisamente una de las novedades de esta reforma es que podrías deducir el gasto de una comida teniendo solo el ticket del establecimiento.

Como los tickets son en realidad considerados como facturas simples, el documento no tendría tus datos fiscales, pero sí los del establecimiento de restauración y sería válido a la hora de deducir el gasto. Además, al realizar el pago electrónicamente, sería posible su deducción cumpliendo el resto de requisitos. En el siguiente punto te indicaremos cómo anotarlo en tu contabilidad. 

 

⬇ ¡Te lo contamos todo en 1 minuto con nuestro vídeo! 😉

 

Cómo anotar el gasto de una comida o estancia en la contabilidad del autónomo:

Tanto si se trata de un ticket, como de una factura de compra, tendrás que incluir:

- datos fiscales del establecimiento.

- tus datos fiscales.

- precio total del gasto.

- IVA no sujeto. 

- indica el concepto de gasto: 'Otros servicios'. 

 

Ten en cuenta que este gasto solo lo podrás deducir en concepto de IRPF, por lo que el IVA en este caso no es deducible. De ahí la indicación de 'IVA No sujeto'. 

Si eres usuario de nuestro programa de facturación para autónomos Txerpa 3.0, recuerda que ante cualquier duda puedes consultarnos cómo realizar estas operaciones desde tu 'Oficina Online'. 

Si todavía no conoces Txerpa, puedes visitar nuestro 'Centro de Ayuda', contactar a nuestros asesores fiscales a través del chat del blog, o descargar nuestra 'Guía de uso' para aprender a hacer estas anotaciones en tu contabilidad ⬇. 

Consejos para deducir los gastos de manutención de los autónomos:

Como ya sabrás, por mucho que puedas deducir determinados gastos como autónomo, muchas veces después de presentar el trimestre puedes encontrar alguna notificación de Hacienda, indicándote que no les queda muy claro el motivo por el que has incluido determinada factura de gasto. Para que no suceda esto, o al menos si sucede tener trucos para capearlo lo mejor posible, en nuestra guía no podía faltar estos consejos. ¡Toma nota!

 

Aunque el pago no es relevante a la hora de presentar tus impuestos, en estos casos en concreto los asesores de Txerpa sí te recomiendan dar por pagada la factura por la cuenta en la que te hacen el cargo, por si en un futuro tuvieses que aportar esta información ante cualquier reclamación de Hacienda.

A pesar de que es cierto que según la normativa sólo puedes deducir los gastos relacionados con tu actividad, que han sido realizados de lunes a viernes, sí puedes incluir los gastos de manutención por comidas o estancias en hoteles durante el fin de semana, en el caso claro está de que efectivamente hayas tenido que trabajar.

Aquí la cuestión es, como siempre, poder justificar a Hacienda ante cualquier reclamación que efectivamente has necesitado hacer estas compras para desarrollar tu actividad económica.

¿Cómo? Pues reuniendo cualquier documento que muestren debidamente la justificación del gasto, tipo la factura de la entrada a un congreso, tu calendario de trabajo, emails con clientes que justifiquen tu comida o desplazamiento…

 

Esperamos que te quede más claro todos los pasos que tienes que seguir para poder deducir tus gastos de manutención (comidas y hoteles) como autónomo. 

Recuerda que en nuestro blog encontrarás muchas más guías para autónomos en los que encontrarás un montón de trucos más. ¡No te las pierdas!

 

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