Si soy autónomo, ¿cuándo debo dar la factura a mi cliente?

 
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Todo autónomo tiene la obligación de expedir y entregar factura completa a sus clientes, en la que se especifique la entrega del bien o el servicio, así como conservar copia. Pero, ¿cuándo debe un autónomo entregar la factura a su cliente? No nos referimos solo a la obligatoriedad o no, sino a los plazos temporales. Queremos hablar de este tema porque es más importante de lo que crees, y depende de si tu cliente es final o, por el contrario, se trata de un empresario o autónomo. 

Esta obligación de entregar factura se da siempre, aunque tu trabajo esté exento de impuestos. De hecho, los casos en los que no es necesario emitir factura son muy escasos. En el caso de que hagas un trabajo que por ejemplo está exento de IVA, lo único que tienes que hacer es especificar en el documento dicha exención, pero nunca podrás obviar el hecho de expedir la factura. Como te puedes imaginar, aunque Hacienda deje de ingresar dinero por ausencia de IVA en tu venta, tú sí que ganas dinero, y querrán saber cuánto para retenerte el IRPF. 

De hecho, tendrás que expedir factura incluso de los pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas. En cuanto a tus compras, tendrás también que exigir factura a tus proveedores y conservarla. Con respecto a este último punto, es fundamental que entiendas que la única manera de poder deducir tus gastos como autónomo es guardando las facturas de todas tus compras. ¿Cómo si no vas a justificarlo en tus trimestres?

Además, recuerda que tal y como comentamos en nuestro artículo 'Obligaciones contables del autónomo', tienes la obligación de llevar los libros registro de facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión y de tus operaciones intracomunitarias si las tuvieras. Estas facturas tienen que estar correctamente ordenadas y numeradas por orden de fecha de expedición o registro, dependiendo de si la emites o recibes, así como agrupadas por trimestres.  

Plazo de expedición y envío de facturas:

La factura se expedirá y enviará en el momento de realizar la operación si el destinatario no es empresario o profesional, es decir, lo que se conoce comúnmente como cliente final. Sería el caso de los autónomos comerciantes, por ejemplo, que están más acostumbrados a trabajar con clientes finales. En este caso, recuerda siempre que un ticket de compra sirve como factura simple y tendrás que dárselo en el momento de la venta.

Pero si tus clientes son fundamentalmente empresas o autónomos como tú, tendrás que expedir la factura antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo de la operación (o iniciado la expedición o transporte de entregas intracomunitarias de bienes).

¿Cuándo debo entregar la factura a mi cliente? En concreto, tendrás como plazo de envío un mes desde que la expediste.

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Si has realizado en el mismo mes diferentes trabajos a un único cliente, Hacienda te permite incluir todas estas ventas en una única factura, llamada factura resumen o recapitulativa. Incluso aunque los trabajos estén realizados en diferentes días, pero del mismo mes. Esto es muy importante a la hora de presentar tus modelos trimestrales.  

A este respecto, incluiso en la Ley de Morosidad se habla de esto, indicando que puedes realizar facturas resumen o agrupación de facturas "a lo largo de un período determinado no superior a quince días, mediante una factura comprensiva de todas las entregas realizadas en dicho período, factura resumen periódica, o agrupándolas en un único documento a efectos de facilitar la gestión de su pago". Eso sí, siempre tiene que tener como fecha de inicio del plazo la fecha correspondiente a la mitad del período de la factura resumen periódica, o de la agrupación periódica de facturas de que se trate, según el caso. Además, el plazo de pago en este caso no puede superar los sesenta días naturales desde esa fecha.

Recuerda que no solo tú tienes obligaciones en materia de facturación. Cuando entregas la factura, también tu cliente tiene unas obligaciones y fechas límite a la hora de pagarte. Infórmate sobre tus derechos como autónomo.

Como último queremos recordarte que, como tienes que guardar copia de las facturas emitidas o recibidas, es muy importante que recuerdes siempre guardar la copia durante todo el tiempo que marca Hacienda, que con carácter general es de cuatro años. Eso sí, si te has comprado un bien de inversión, solo tendrás que guardar la factura hasta el final de la vida útil del producto. 

Además de hacer facturas en muy pocos clicks, el almacenaje en la nube de todas tus facturas es otra de las grandes ventajas que aportan a los autónomos los programas de facturación online, ya que podrás almacenar en internet de manera segura y perfectamente ordenada todos estos documentos, sin tener que acumular miles de papeles en tu despacho.

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MARTA BERMÚDEZ