Guía | Cómo conseguir la digitalización en tu empresa
La situación excepcional derivada de la pandemia de la Covid-19 ha acelerado el proceso de digitalización de las empresas, poniendo sobre la mesa las fortalezas y también las carencias tanto desde el punto de vista económico como social y territorial.
Y es que todavía hay mucho que hacer en la empresa española, en lo que a transformación digital se refiere, sobre todo si atendemos a la gran brecha digital que habría entre autónomos y medianas o grandes empresas.
Por eso, con esta guía de digitalización para cualquier tipo de negocio, queremos que aprendas sus beneficios para tu negocio, cómo planificarla, y cómo conseguir financiación, sobre todo en estos tiempos tan difíciles.
Qué es la digitalización:
Para explicar la digitalización, primero hay que entender que, aunque podría pensarse que es lo mismo, no se debe confundir con transformación digital.
Mientras la transformación digital es el fin último, la digitalización sería el proceso, la acción necesaria para poder alcanzarlo.
Y si trasladamos esta diferencia al campo de los negocios, la digitalización se basaría en aprovechar la tecnología digital para mejorar funciones empresariales, operaciones comerciales, modelos de gestión de clientes, y/o procesos de comunicación.
Pero piensa que en ese proceso de digitalización, de nada te servirá implementar determinadas herramientas, o realizar cambios tan sencillos como trabajar con documentos digitalizados, si toda tu empresa no se vuelca en ello y adapta sus procesos.
Por eso se habla de los pilares de la transformación digital:
Las tecnologías que se requieren o se emplean.
Las personas que hacen o harán uso de ellas. Este pilar implica tanto adaptación a la digitalización de la empresa en los procesos, como en la formación.
Los procesos que serán optimizados o automatizados.
Se necesita por tanto de un cambio de mentalidad en la empresa que, sumado al avance tecnológico, conseguirá todas las ventajas de la transformación digital. Sigue leyendo y descúbrelas.
Importancia y beneficios de la transformación digital:
Los beneficios de la transformación digital en las empresas son muchos. De ahí que sea considerada una palanca de crecimiento para los negocios. De hecho, está más presente que nunca desde que la Covid-19 llegó a nuestras vidas. Y muchas empresas ya saben que esa implementación tecnológica es clave para vender más y reducir costes durante la pandemia.
Miles de empresas españolas se dieron cuenta del poder de la digitalización para ofrecer un mejor servicio a sus clientes, seguir generando ingresos y conseguir que sus empleados trabajar de manera eficiente desde sus casas. Y por supuesto no nos referimos solo a las redes sociales o a tener una web.
Aunque los beneficios y la manera de implementarla lógicamente dependerá de la actividad económica de la empresa, estos son en términos generales los beneficios más importantes de la transformación digital:
Reducción de costes: el uso de determinadas herramientas (que veremos en el siguiente punto) te ayudará a gestionar tu empresa en menos tiempo y a mejorar la coordinación de los diferentes departamentos. Esto, como te puedes imaginar, se traduce en menos costes, pues el personal aumentará su productividad. Aunque tendrás que prever inversión económica para disponer de dichas herramientas, a la larga el objetivo es reducir costes.
Mejora de las ventas: el uso del Big Data te ayudará a mejorar procesos tan importantes como las ventas. ¿Te imaginas poder enviar el mensaje adecuado en el momento adecuado a las personas interesadas en tu empresa? Estos procesos, basados en el ciclo de compra del cliente, te ayudarán a aumentar tu cartera. En el siguiente punto herramientas de digitalización muy interesantes en el sector del marketing, que te ayudarán a estudiar mejor los procesos de compra de tus clientes, así como aumentar las ventas de manera automática.
Mayor retención de clientes: La digitalización también afecta directamente a la atención al cliente, la cual ve cómo los procesos de respuesta se reducen, logrando ofrecer un mejor servicio. Recuerda que el cliente es el centro de la digitalización de las empresas.
Si analizas todas las acciones que puedes automatizar, gracias a las herramientas que incorpores en los procesos de todos tus departamentos, lograrás optimizar tus acciones ahorrando mucho tiempo y dinero, mientras consigues mejores resultados. Suena bien ¿no?
No olvides la ciberseguridad en la transformación digital de tu empresa:
Una mayor dependencia de programas y procesos online también requiere de mayor protección tanto de tus datos, como los de tus clientes y proveedores. Te recomendamos que veas los consejos de INCIBE en su departamento ‘Protege tu empresa’. Encontrarás sus manuales sectoriales Sectoriza2, así como guías prácticas especialmente desarrolladas para empresarios.
Y para que te quede todo este proceso de transformación digital mucho más claro, no te pierdas este webinar.
Cómo conseguir la digitalización de las empresas:
Como te comentábamos antes, alcanzar la transformación digital de tu empresa pasa por la digitalización de la misma. Y este proceso, como muchos otros en tu organización, necesita de un Plan de Digitalización. Esta hoja de ruta estratégica debería reunir al menos las siguientes acciones:
Estudia la situación presente de la digitalización de tu empresa: en este primer paso tendrás que analizar qué acciones ha realizado ya tu empresa en el tiempo y qué resultados ha obtenido. ¿Qué departamento podrías mejorar con su digitalización y aún no has podido?
Establece tus objetivos SMART de digitalización: ¿qué objetivos cuantificables quieres alcanzar y en cuánto tiempo? ¿Cuánto te costará? ¿Qué herramientas necesitarás para lograrlo? ¿Qué cambios en la organización de tu empresa y qué tareas serán necesarias para conseguir tus objetivos?
Crea tu calendario digital y ¡pasa a la acción!
Como ves, este proceso requiere conocer qué se desea obtener con la transformación digital, qué se necesita, y cómo deberá cambiar el sistema de trabajo de todos los miembros de la empresa, como la comunicación entre los departamentos, organización y procesos, adaptación...
Además, si haces un estudio de mercado no muy extenso, pues recuerda que los cambios en el mundo digital son muy rápidos, conseguirás una información muy valiosa para estudiar la situación, las acciones de tu competencia, y nuevas oportunidades de negocio para reinventar tu empresa.
Y como siempre, no podemos olvidarnos de la competencia. ¿Cómo se están adaptando ellos y qué procesos han implementado? Estudia sobre todo la implementación de la digitalización a la hora de ofrecer servicio a sus clientes, tanto en la propia web como en los procesos internos de venta.
Recuerda siempre que no solo las necesidades de tu empresa son importantes, sino las necesidades de tus clientes, las cuales deberían ser el centro de todo tu Plan de Digitalización.
¿Cuánto puede costar lograr la transformación digital de mi empresa?
El presupuesto destinado para implementar la fase de digitalización dependerá de las características de tu empresa, así como de tus necesidades.
Y es que puedes conseguir grandes logros con pequeños cambios, mientras que en otras organizaciones puede ser necesario un cambio radical.
A la hora de realizar tu hoja de ruta, valora qué necesitas, el precio de las diferentes herramientas, y plantéate una digitalización por fases en tu calendario, ya sea por etapas de implementación en cuanto a tecnología o en los diferentes departamentos.
Herramientas para lograr la digitalización de tu negocio:
Sin importar el tamaño, tanto si se trata de una gran empresa, pyme, autónomo con un pequeño negocio, un freelance… Cualquiera puede conseguir los beneficios de la digitalización y aplicarlos.
Para conocer cifras, de la implantación de las TIC en las empresas españolas, el último estudio realizado en 2020 de ONTSI es muy revelador.
Este documento recoge la digitalización de las empresas españolas en 2019 y muestra cómo a pesar de que más de un tercio de las empresas con conexión a Internet dispone de página web, tan solo el 32,7% de las microempresas y el 52,9% de las pymes tienen presencia en redes sociales. Además, solo el a 12,6% invierte en publicidad online.
Todo ello en conjunto muestra no sólo que todavía queda mucho por alcanzar la transformación digital de las empresas españolas, sino que existe una gran brecha digital entre autónomos y empresas más grandes, tal y como vienen denunciando las asociaciones más representativas del sector.
A continuación te ofrecemos un montón de herramientas con las que alcanzarás la transformación digital.
Digitaliza tu PYME con una web:
¿Sabías que según los últimos estudios sólo el 5,8% de las microempresas vende por Internet? Si sumamos las ventas realizadas por todas las empresas españolas tampoco es que la cifra sea muy alta, pues alcanzaría el 20,4% de las ventas.
Esta baja cifra supone una pérdida de oportunidad de negocio muy importante. Para tener una web, en tu hoja de ruta de digitalización puedes planificar una creación por fases, creando una web con tienda más sencilla al principio, para después ir adaptándola a las necesidades de los usuarios en el proceso de compra.
En el siguiente artículo encontrarás muchas plataformas con las que crear gratis la tienda online de tu web.
Y recuerda que al tener web es muy importante implementar la LOPD, de protección de datos de tus usuarios y clientes, así como la nueva normativa de pago online.
Las redes sociales en la digitalización:
Tener presencia en redes sociales no es solo publicar información de tus productos de vez en cuando. Para tener una verdadera conexión con tu público requieren de un estudio no solo de tus clientes, sino de los resultados que estás obteniendo con tus acciones para así mejorarlas.
Hay muchas herramientas de social media que te ayudarán a lograrlo. No te pierdas el siguiente artículo para elegir las que más te convienen.
Vende más con Big Data:
Herramientas de analítica web como Google Analytics, los datos que te ofrecen las redes sociales, herramientas de marketing automation, mapas de calor, chats, A/B testing, Inteligencia Artificial, Internet de las Cosas….
Ahora bien, de nada te servirá tener un montón de datos si no sabes analizarlos e implementarlos para conseguir mejoras y si la coordinación de los departamentos no es la adecuada. Recuerda que hay que tener foco en el Big Data, o puedes perderte en el intento.
Herramientas para digitalizar la atención al cliente:
Está claro que el teléfono sigue siendo un canal de comunicación muy potente, pero las herramientas de CRM (Customer Relationship Management) te servirán para que todas las áreas interesadas puedan gestionar y monitorizar la relación de tu empresa con tus clientes, durante todo su ciclo de compra.
Además, muchas herramientas de automatización del marketing incluyen CRM, de manera que te permitirán controlar desde un mismo lugar las acciones de ventas, marketing y servicio.
Banca y pagos online:
En este apartado volvemos a acordarnos tanto de las necesidades de tu empresa como de las de tu cliente.
La banca online está cada vez más implantada tanto en ciudadanos como en empresas, y sus ventajas son muchas. No solo puedes hacer gestiones y trámites online en menos tiempo, sino que en muchas ocasiones las tarifas son más baratas.
En Txerpa uno de nuestros grandes aliados en banca 100% online es Qonto, a cuyos clientes además les ofrecemos un descuento exclusivo. ¡Infórmate desde el chat!
Control horario:
Desde el cambio legislativo del control horario en las empresas, las herramientas online se han vuelto imprescindibles a la hora de gestionar el control horario de los empleados.
Hay muchas herramientas y aplicaciones móviles que harán este trámite más sencillo. En Txerpa usamos Factorial.
Herramientas de gestión de equipos:
La Covid-19 ha acelerado la llegada de nuevas modalidades de trabajo. Tanto es así que la nueva Ley de Teletrabajo abre una puerta muy importante a la adaptación de las empresas a la modalidad de trabajo a distancia.
Este cambio, bien implementado y con una buena coordinación, puede hacer que ahorres mucho dinero en infraestructura. Hay muchas herramientas online que te ayudarán a optimizar la comunicación entre los diferentes equipos de tu empresa. Y si eres autónomo te ayudarán a tener todas tus tareas bajo control.
Encontrarás muchas opciones en el siguiente artículo, con muchas más herramientas más que útiles para digitalizar tu empresa. ¡Y gratis! 😉
Digitalización de facturas y gestión de las empresas:
ERP, programa de facturación online, gestoría online…. ¿Te suena? La digitalización de tu facturación y la gestión de tus impuestos no es solo cuestión de escanear tus facturas para archivarlas o enviarlas así a tu gestor.
Con las herramientas de facturación online se da un paso más allá. Desde poder crear facturas en segundos y sin errores, a crearlas de manera automática, pasando por pagar impuestos y conectarte con tu gestor con un solo click. Se reducen los errores humanos, se aumenta la productividad, una mayor organización y optimización…
En Txerpa puedes probar la facturación online gratis, para comprobar fácilmente todas sus ventajas.
Subveniones para la digitalización de empresas
Con un tejido empresarial dominado por pequeñas y medianas empresas, la transformación digital se convierte en un auténtico reto. Además de las carencias existentes, a este problema se añade que los recursos económicos son limitados, más aún con la crisis económica provocada por el coronavirus.
Es por eso que a la hora de conseguir la transformación digital, las subvenciones se convierten en pieza fundamental. Y es que aunque en los últimos años los diferentes equipos de Gobierno han proyectado con ayudas el despliegue de redes, competencias digitales y han trabajado en la mejora de la Administración electrónica, el progreso ha sido más bien limitado en el terreno de la digitalización de la industria y la empresa.
En estos momentos las políticas públicas están reunidas en España Digital 2025, que contempla la puesta en marcha durante 2020-2022 de un conjunto de reformas estructurales para movilizar entorno a 70.000 millones de euros, llegados del fondo de recuperación creado por Europa para paliar los estragos provocados por la pandemia.
Hasta que las ayudas de Europa lleguen en forma de subvenciones, anota algunas instituciones a las que puedes pedir ayuda:
Red.es: donde regularmente encontrarás campañas con subvenciones, así como su programa de asesores.
TICCámaras de la Cámara de Comercio: un programa con el que te ayudarán en la digialización de tu empresa y además subvencionarán parte del desarrollo.
guía de ayudas de ipyme, donde se actualizan constantemente las subvenciones.
Además, no te pierdas nuestro mapa de ayudas, con el que encontrarás convocatorias y muchas más agencias cercanas a ti.
Esperamos haberte ayudado a descubrir cómo conseguir la digitalización en tu empresa. Recuerda que estos gastos son deducibles, en la mayoría de los casos.
Y si buscas asesoría online con servicio de facturación online… ¡Cuenta con Txerpa! Usa el chat de esta página, o contáctanos desde info@txerpa.com - 971 914 199 y adaptaremos las ventajas de Txerpa a tu negocio sin compromiso.
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