Cómo hacer una factura

 
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¿Cómo hacer una factura? Sin duda es una de las grandes dudas de todo autónomo. ¿Qué datos debo incluir? ¿Qué IVA se aplica? ¿Qué tipos de facturas hay?Escribir un único artículo sobre facturación es imposible debido a las numerosas variables que contempla, pero desde Txerpa Gestoría Online esperamos poder ayudarte con este post, en el que hemos recopilado todos los aspectos que tienes que tener en cuenta a la hora de emitir tus facturas como autónomo.

Mediante los enlaces que encontrarás por todo el texto podrás ampliar la información de los detalles que necesites. En realidad, por muy difícil que te pueda parecer, para hacer una factura acorde con la legislación vigente, hoy en día hay herramientas que te harán la vida mucho más fácil, como es el caso de los programas de facturación online. Sólo tienes que introducir los datos necesarios y responder a tres preguntas clave:

- ¿Qué tipo de factura necesito hacer para esta actividad en concreto?

- ¿Qué tipo de actividad comercial refleja la factura?

- ¿Qué impuestos tendré que introducir dependiendo del caso?

Ya está. Si tienes esto claro, verás que hacer facturas es muy sencillo. 

Y si lo que necesitas es entender la aplicación del IVA e IRPF en las facturas, te recomendamos que también consultes nuestro artículo  'Cuándo se aplica el IVA y el IRPF en una factura de autónomo

¿Qué tipo de factura necesito para hacer esta actividad? 

En la actualidad existen tan solo tres tipos de facturas: simplificada, completa y rectificativa. Dependiendo del tipo de factura que tengas que emitir, los datos de la misma variarán.

- La factura simplificada sustituyó elementos como los tickets de restaurantes desde 2013. Generalmente se suele hacer solo cuando el cliente es final, no cuando el cliente es una empresa y siempre y cuando el importe total (IVA incluido) no supere los 400 euros. Está pensada para comercios como peluquerías, locutorios etc y, en cuanto a profesionales, perfiles como los taxistas.

- Como su propio nombre indica, la factura rectificativa es para los casos en los que has cometido algún error al emitir una factura anterior, ya sea simplificada o completa. Debes incluir los mismos datos que en la original, pero con la referencia a la original y el motivo por el que te ves obligado a expedirla, ya que no siempre se puede emitir. Para aprender los casos en los que se puede hacer una factura rectificativa, haz click AQUÍ

La factura completa es la que suele hacerse siempre, es el modelo de factura más utilizado.

En cuarto lugar encontramos la factura proforma. En realidad no la hemos incluido en el listado de tipos de facturas, puesto que no tiene ninguna validez de cara a tu contabilidad como autónomo. No obstante, puede tener diferentes usos como por ejemplo para justificar pagos en determinados procesos con la Administración Púbica, o incluso para hacer presupuestos. 

Por último, ten siempre en cuenta que la legislación española contempla muchas actividades que no necesitan factura, por lo que tal vez no siempre necesites hacer emitir factura, dependiendo de la actividad que quieras declarar. 

En la siguiene imagen te mostramos los pasos para hacer una factura con nuestro programa de facturación Txerpa Autónomos. Como puedes ver, sólo necesitas 4 clicks:

¿Qué datos debe tener una factura? 

Una vez tengas identificada la factura que necesitas, ya sabrás qué datos debes incluir. Como la más utilizada es la completa, a continuación te incluimos toda la información que debe recoger: 

- Número y serie correlativa. Cada factura debe tener un número concreto y debes emitir facturas de manera correlativa. Una vez emitida una factura, su número y serie no pueden ser cambiados.

- Fecha.

- Tus datos y los de tu cliente: Deben incluirse los mismos datos tanto del autónomo como de tu cliente, es decir: nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF y domicilio. Si alguna de las dos partes está acogido al RECC, más conocido como IVA de Caja, también debe quedar reflejado en la factura. 

- Incluye todos los datos de la actividad comercial, es decir: nombre del producto o servicio, descripción del producto o del trabajo realizado, unidades, precio por unidad, precio impuestos incluidos.

- Añade los impuestos que corresponda.

- Fecha en la que se realizó la operación que deseas cobrar.  

Si quieres ampliar la información sobre los datos que debe llevar la factura completa, haz click AQUÍ

¿Qué IVA debe aplicarse en una factura? 

El IVA es un impuesto que tendrás que incluir, independientemente de que tu cliente sea una empresa o profesional, o un cliente final. Para poder aplicar el IVA correctamente, solo tienes que tener en cuenta el tipo de producto o actividad comercial que quedará reflejado en la factura. Es decir: ¿la actividad comercial es nacional, intracomunitaria o exterior (exportación/importación)? Esta pregunta es muy importante ya que, en general, las exportaciones están exentas de IVA, aunque tienen sus excepciones, que te conviene también conocer.

Si estás vendiendo a un cliente europeo, ten en cuenta que también debe especificarse. Para saber más haz click AQUÍ.

Si quieres ampliar información sobre los diferentes porcentajes de IVA, según productos y servicios, recuerda que existen tres tipos de IVA: el general (21%), reducido (10%) y súper reducido (4%). Para saber más haz click AQUÍ

Y por último, ten siempre presente que hay actividades no sujetas a IVA, por estar reguladas por otros impuestos, así como hay muchas actividades exentas de IVA, como las exportaciones o por ejemplo las realizadas por asociaciones culturales o deportivas. 

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¿Qué retención de IRPF debe tener una factura? 

En el caso de que seas un profesional y tu cliente sea una empresa u otro profesional, además de incluir el IVA, tendrás que restarle al precio total las retenciones de IRPF, que como sabes también están establecidas en el 15% (según normativa de 2016). Para hacer bien este punto y no aplicar retenciones mayores de lo que te corrresponda en cada caso, analiza la letra pequeña porque hay muchas actividades económicas que contemplan porcentajes menores. Te recomendamos que leas nuestro artículo ¿De qué depende el IRPF que tienes que aplicar a tus facturas como autónomo?

Y por supuesto no nos olvidamos de los nuevos autónomos profesionales, que tendréis el dercho a aplicar el 7% de retenciones durante vuestro primer año de actividad, así como los dos siguientes. Recordad que tenéis la obligación de informar a todos vuestros clientes de que estáis aplicando un IVA reducido por vuestra condición de nuevos autónomos profesionales. Puedes descargarte el documento que debes entregarles haciendo click AQUÍ

Y si necesitas un ejemplo más gráfico, puedes descargarte el modelo de factura elaborado con nuestro programa de facturación online Txerpa Autónomos:

Recuerda que con el software de facturación online Txerpa Autónomos podrás hacer facturas con un simple click. Puedes hacer una base de datos de todos tus productos, clientes y proveedores, enviar tus facturas totalmente personalizadas por email y muchas ventajas más, mientras además controlas las cuentas de tu negocio. 

Recuerda que con los plantes de Txerpa tienes programa para hacer facturas y gestoría online desde 19,95 euros al mes (sin IVA).¡Regístrate ya! Pruébalo gratis Txerpa Autónomos sin límite temporal y haz hasta 12 facturas anuales para siempre, mientras compruebas todas las ventajas que te ofrece para tu día a día como autónomo.

 
 
MARTA BERMÚDEZ