Cómo contabilizar tus gastos de autónomo en un programa de facturacion online

 
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Una de las grandes preocupaciones de todo trabajador por cuenta propia es saber contabilizar sus gastos deducibles como autónomo. No es que sea una de las obligaciones contables de todos los autónomos, sino que además te hará ahorrarte mucho dinero cada trimestre. Una de las grandes ventajas de un programa de facturación online es que puedes confeccionar los modelos de autoliquidación para hacer tus trimestresy presentarlos a Hacienda en tan solo minutos. ¿Cómo? Simplemente utilizando el programa en tu día a día, registrando en él tus ventas y compras. Conforme vas creando facturas según tu necesidad, el software de facturación irá incluyendo esos datos de manera automática en tus modelos trimestrales de autoliquidación. Así no te llevarás sustos y sabrás en todo momento cuánto IVA tendrás que pagar a Hacienda ese trimestre. Vamos a explicarte la manera correcta de contabilizar todos tus gastos deducibles como autónomo, tanto si eres usuario del software de facturación Txerpa Autónomos como si no. Recuerda que aprender a contabilizar todos tus gastos como autónomo te ayudará a ahorrar dinero y disgustos con Hacienda. ¡Vamos a ver por qué! 

Comprueba que son gastos deducibles

Lo primero que tienes que tener en cuenta es que tus gastos sean deducibles como autónomo, en concepto de IVA o IRPF. Si contabilizas un gasto pensando que es deducible, recuerda que el software lo introducirá directamente en los modelos de autoliquidación que presentarás en tu trimestre de autónomo. Si una vez liquidado el trimestre Hacienda considera que no te puedes deducir algún gasto, te hará devolver el dinero y además te expones a que te imponga alguna sanción. Por eso es tan peligroso que uses un programa de facturación online sin la ayuda de un asesor fiscal.

Por eso si un trimestre tuvieras nuevos gastos, siempre te recomendamos que consultes primero con nuestros asesores fiscales si te los puedes deducir. Recuerda que puedes realizar todas las consultas fiscales que quieras, sin importar el plan de Txerpa Gestoría Online que hayas contratado.

Crea ficha de proveedor

Para poder invertir el menor tiempo posible en estas tareas de contabilidad de autónomo, lo mejor es que si realizas compras habitualmente a una misma empresa, registres sus datos en el software de facturación creando su ficha de 'Proveedor'. A la hora de hacer una factura de venta, podrás introducir sus datos en segundos: como puedes ver en la imagen, si has creado previamente la ficha a ese proveedor en concreto, tecleando las primeras letras del nombre con el que lo registraste, el programa te mostrará su nombre. Si lo seleccionas, todos sus datos fiscales, como por ejemplo su NIF, se incuirán automáticamente en la factura, con el ahorro de tiempo y la comodidad que esto supone. 

Si te das cuenta de que no has creado la ficha de 'Proveedor', en el momento de hacer la factura, no te preocupes porque haciendo click en la lupa que puedes ver en la imagen, te aparecerá una ventana a través de la cual puedes acceder directamente al apartado para registrar el proveedor. 

Además, es muy importante que incluyas en la casilla 'Número de proveedor' el número de factura. 

Asegúrate de que no es un activo

La factura te ofrece la oportunidad de seleccionar la pestaña 'Activo', en el caso de que tengas que contabilizar como autónomo la compra de un bien de inversión. Como sabes, este tipo de compras podrás deducírtelas cada trimestre durante un determinado periodo de tiempo, dependiendo de cada producto. Es lo que se llama la amortización. Como consecuencia, en cada trimestre tendrás que amortizar tus activos acudiendo a la pestaña de 'Activos' incluida en el menú de 'Compras'. Aquí encontrarás un listado con todos los bienes de inversión que hayas registrado y tendrás que seleccionarlos y amortizar. 

Nuevamente, si tienes dudas de si tu compra es o no un bien de inversión, lo mejor es que te asegures consultando con nuestros asesores. O imagina que registrando una compra que es un activo se te olvidara especificarlo. En este caso, comunícalo también a tu gestor para que éste solucione el problema. 

Asigna una categoría a tu gasto

Como verás en el apartado de 'Compras', cuando introduces un gasto deducible como autónomo creando una factura de compra, el programa te ofrece diferentes opciones de registro. Podría decirte que este registro explicará a Hacienda, en tus modelos de autoliquidación, por qué se considera que puedes deducirte esta compra. Por eso es tan importante que aprendas a contabilizar bien tus gastos deducibles como autónomo.

Al haber diferentes categorías, es muy común que te puedan surgir dudas sobre si estás eligiendo la opción correcta. Para poder ayudarte, sobre todo si eres nuevo usuario del programa de facturación, hemos creado esta tabla con los ejemplos más comunes de gastos deducibles de autónomo.

Puedes guardar la imagen en tu ordenador. Así tendrás siempre a mano esta información y sabrás cómo registrar estas compras en tu programa de facturación online, de manera correcta. Si no encontraras ningún ejemplo que te ayude y siguieras teniendo preguntas, no dudes en consultar a tu asesor fiscal. Y si no eres usuario de Txerpa Gestoría Online, seguro que también te puede resultar útil para aprender de un vistazo qué puedes deducirte como autónomo. 

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Otros consejos

- En este apartado queremos incluir cuestiones tan importantes como por ejemplo la manera de introducir el importe de compra. Utiliza puntos para introducir decimales, en vez de comas (14.95 en vez de 14,95). Si no lo haces así, el programa te dará error a la hora de validar la factura. 

- Recuerda que si se trata de un gasto que cada mes tienes con las mismas características, como por ejemplo, las cuotas de autónomo de la Seguridad Social (con IVA no sujeto) o tus servicios de gestoría online, podrás programar una factura recurrente, para que el programa la emita mensualmente de manera automática. No solo es más cómodo, sino que no correrás el riesgo de olvidarte de introducir este gasto y no poder deducírtelo en el trimestre. Si quieres aprender a programar facturas de venta o de compra HAZ CLICK AQUÍ.

- Además, en el caso de que recibas por parte de tu proveedor una factura recapitulativa o factura resumen, con diferentes compras de ese mes, también puedes incluirlo como factura rectificativa en el programa. Solo tienes que ir añadiendo los diferentes productos incluidos en la factura, añadiendo 'Líneas de factura'. 

- Si quieres informar al programa de que ya has pagado tu factura de compra, una vez la hayas guardado y validado, haz click en 'Pagar €'. Si simplemente estás adelantado tus tareas de contabilidad como autónomo y prefieres indicar posteriormente el pago de la factura, te aparecerá como 'pendiente'. Para indicar su pago cuando quieras, lo má fácil y rápido es que lo hagas desde la misma factura. Así, te aparecerá en el listado de 'Pagos' en verde. ¡Así de fácil! 

- Acuérdate siempre de indicar los impuestos que corresponda a cada compra. El programa te ofrece muchas posibilidades a la hora de indicar diferentes IVA o IRPF. Si tuvieras dudas o no encontraras lo que necesitas, házselo saber al gestor. 

- Si es un gasto deducible, verás que el programa te ofrece diferentes porcentajes de IVA soportado, indicando 'operaciones corrientes' o 'bien de inversión'. Está configurado así porque muchas veces no podrás deducirte el 100% del IVA (21% si es el general), por lo que tendrás que indicar qué porcentaje te puedes deducir.  

- Si quieres registrar una compra realizada a un proveedor europeo, al incluir los impuestos en la factura, tienes que indicar que es intracomunitario, en el caso de que estés en el ROI, ya que no tienes que pagar IVA. Si no estuvieras incluido en el ROI, debes incluir el IVA que corresponda. En el programa se indica como 'IVA 0% Importaciones operaciones corrientes' o 'IVA 0% Importaciones bienes de inversión'. 

Como ves, una vez haces una factura, el resto ya va más rodado. Si quieres probar gratis nuestro programa de facturación online, sin límite de tiempo, y emitiendo hasta 12 facturas al año... ¡Haz click en la imagen!

 
MARTA BERMÚDEZ