6 Consejos para hacer una gestión eficaz de tu tiempo como autónomo
El tiempo es dinero y como autónomo lo sabes bien. Por eso queremos ayudarte a que aprendas a optimizar mucho más el tiempo que dedicas diariamente a tu negocio. Como asesoría online, en Txerpa siempre no enfocamos en los autónomos, pero estos consejos para hacer una mejor gestión del tiempo te servirán ya seas autónomo o trabajador por cuenta ajena.
¿La diferencia? Con una gestión eficaz de tu tiempo en el trabajo conseguirás hacer más tareas en menos tiempo, mayor tranquilidad. Si eres autónomo, a lo anterior sumamos que la rentabilidad de tu tiempo trabajado será mayor.
El objetivo no es que te comportes como un robot a la hora de aplicar estos trucos. Simplemente elige el que creas que se pueda adaptar mejor a tu personalidad y actividad económica como autónomo. Adquiere una mínima planificación para no andar, como se dice vulgarmente, “a salto de mata”, ya que esa actitud te hará perder mucho tiempo y, como sabes, tu tiempo es dinero. Pensamos sobre todo en esos autónomos freelance que desarrollan su actividad en casa, un espacio repleto de distracciones que debes cortar de raíz aplicando estas pautas. ¡Ahorra tiempo y gana más dinero!
Cómo mejorar tu gestión del tiempo:
1. Intenta tener un horario fijo:
Sabemos que por tu negocio podrías estar dispuesto a invertir todas las horas del mundo, y muchas veces es así, para entregar ese trabajo para el cliente que te lleva de cabeza y te quieres quitar de encima de una vez por todas. Pero establecer un horario fijo te ayudará a estructurarte mejor tu día a día.
Si consigues desconectar después de estas horas de trabajo, serás mucho más productivo al día siguiente. Recuerda que tu cerebro necesita descansar para rendir más y mejor.
2. Crea bloques de tareas:
Un punto fundamental que complementaría el anterior. Para establecer una mejor gestión del tiempo como autónomo, es muy conveniente que trabajes tu día a día sobre bloques de tareas, asignando además un tiempo específico a cada uno de ellos.
Sabemos que tu trabajo como autónomo no se basa únicamente en llevar a cabo los trabajos que han encargado tus clientes, pues tu listado de labores diarias es mucho más largo y lo sabes.
Por eso, si haces un check-list de cosas que tienes que hacer de manera genérica, diaria, semanal o incluso mensual, sincronizado lógicamente con tu agenda, te ayudará a tener más controlado todo lo que tienes que hacer y, más importante, cuánto tiempo vas a necesitar.
Lógicamente es necesario que analices previamente cuánto tiempo sueles dedicarle a cada cosa: ¿cuánto tiempo inviertes en tus reuniones con tus clientes o llamadas telefónicas? ¿Cuánto tiempo tardas en revisar tus emails o contestar los mensajes de WhatsApp?
En el caso de elaboración de un proyecto, servicio o producto (depende de lo que vendas) será FUNDAMENTAL que analices cuánto tiempo necesitas para hacerlo. Así sabrás cuánto cobrar a tu cliente y que, si te pasas de ese tiempo, estarás perdiendo dinero.
Además, trabajar centrándote en una sola cosa cada vez te ayudará a que tu cerebro se concentre más, lo que está demostrado que te hará ser más productivo. Si por ejemplo eres redactor freelance y estás escribiendo un artículo para un cliente, no te distraigas si oyes el teléfono, sino que deberías revisarlo en el bloque de emails por ejemplo.
3. Establece deadlines:
Sabemos que generalmente el tiempo límite lo establecerá el propio cliente y su necesidad. Si no es así, es muy conveniente que lo pongas tú en tu calendario, listado y gestor de tareas. ¡No te duermas en los laureles ni procrastines!
4. Prioriza:
A la hora de llevar a cabo todas las labores de tu listado de tareas diarias, semanales o mensuales, priorizar las tareas te ayudará a hacer siempre lo más necesario, en el caso de que te quedes sin tiempo. Suele recomendarse empezar el día haciendo aquellas labores más tediosas o que te gusta menos hacer. ¿Por qué no empiezas el día registrando tus facturas de venta y compra en tu contabilidad, para así no dejarlo para el último momento? Es una labor tediosa pero como sabes importante.
Cómo hacer una gestión eficaz de tu tiempo como autónomo:
Además de todos estos consejos de gestión de tiempo para autónomos, queremos completar la información con trucos para optimizar tu tiempo y hacer más en tu jornada sin casi darte cuenta.
Regla del 80/20:
Una técnica muy buena para acabar el día habiendo hecho siempre lo más prioritario es la REGLA DEL 80/20. El 80% de la importancia de todas las tareas que tenemos incluidas en nuestro check-list diario reside realmente en el 20% de nuestras actividades. Por ejemplo, aunque en tu check-list está incluida la tarea de incluir en tu contabilidad todas tus facturas de venta y compra, a lo mejor ese día no tienes ninguna factura para registrar, o no estás en mes de trimestre.
Si consigues por tanto hacer lo que realmente necesitas, verás que has completado lo más importante y, como consecuencia, te sentirás más tranquilo y realizado.
Si acaba la jornada, déjalo para mañana:
Dejar para mañana lo que no has podido hacer en tu jornada laboral, en realidad no te generará ningún problema si aplicas la regla del 80/20. Al contrario, te permitirá dedicar más tiempo a ti mismo y estar más relajado. Suele también recomendarse anotar todo lo que no has podido hacer en la agenda del día siguiente. El proceso volvería a pasar por la priorización.
Trabaja con presupuestos prediseñados:
Una vez calcules cuánto tienes que cobrar por cada trabajo, realiza plantillas de presupuestos con tu programa de facturación online Txerpa 3.0. Tendrás que invertir algo de tiempo en esto pero así, cuando vayas a reunirte con un posible cliente, podrás entregarle presupuesto de manera sencilla y rápida, ofreciendo además una imagen más profesional.
Prepara con tiempo el trimestre:
Sí, somos muy pesados, pero preparar el trimestre o las declaraciones informativas anuales con tiempo te evitará muchos disgustos. Recuerda que si te pasas un día del plazo límite para presentar tus impuestos se te aplicarán sanciones, así como en el pago de la cuota de autónomos.
No dejes esto para el último día, prioriza, e irás mucho más tranquilo. Puedes ver nuestro webinar sobre consejos para preparar el trimestre 100% 'Hacienda friendly' y, por supuesto, tener siempre a mano el CALENDARIO FISCAL DEL AUTÓNOMO.
Herramientas de gestión del tiempo:
Afortunadamente hoy en día hay un montón de herramientas que te ayudarán a poner en práctica todos estos trucos. A continuación te ofrecemos ideas de programas y aplicaciones:
gestores de proyectos: súper útil sobre todo si estás trabajando con varios proyectos a la vez, si estás realizando algún proyecto con otro compañero autónomo, o incluso puedes compartir el tablero de tareas de proyecto con tu cliente para que éste vea cómo va la cosa. Así te ahorrarás tener que hablar con él cada dos por tres 😉. Además del famoso Trello o Wunderlist, hay muchos otros que también te pueden ir bien.
aplicaciones de calendario para el móvil: no sólo de Google Calendar vive el autónomo. Hay muchas otras aplicaciones calendario que puedes tener, algunas gratuitas y otras por alrededor de 4 euros, que además muchas te permiten sincronizarlas con tu cuenta de Google Calendar y muchas opciones más.
programa de facturación online: hacer facturas con tan sólo 2 clics es solo alguna de las funcionalidades que te permitirá trabajar más rápido como autónomo. Desde hacer el trimestre sin tener que visitar a tu gestor, saber si te han pagado una factura sin tener que abrir otras aplicaciones, comprobar la marcha de las cuentas de tu negocio en tan solo un par de vistazos.... son solo alguna de las prestaciones que te permitirán ahorrar más tiempo a la hora de llevar a cabo tus obligaciones fiscales y contables como autónomo.
Esperamos que te sirva alguno de estos consejos de gestión de tiempo para autónomos. Si tienes algún truco personal que quieres compartir con otros autónomos con tú ¡no lo dudes y deja tu comentario!
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